Bảy vấn đề công ty cần kiểm soát, nguyên tắc giao việc 6 Rõ và quy ước dùng sổ. Mỗi mục mở đúng phân hệ trong app.
I. Bảy vấn đề cần kiểm soát
1Công văn, văn bản đến
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Vào sổ trong ngày; văn bản có yêu cầu xử lý phải có nhiệm vụ liên kết
- Phân hệ phụ trách
- Sổ văn bản đến
- Đầu mối chủ trì
- Văn thư HCNS
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Sổ văn bản đến; Phiếu đề xuất xử lý
2Dự án, hợp đồng SXKD
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Theo dõi giá trị, kế hoạch và thực tế nghiệm thu, thanh toán, công nợ
- Phân hệ phụ trách
- Dự án – hợp đồng
- Đầu mối chủ trì
- Phòng KHTK, KD; KTTC nhập tiền
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Sổ hợp đồng; Biên bản nghiệm thu
3Chỉ đạo nội bộ (BĐH, HĐQT, giao ban)
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Mỗi chỉ đạo thành nhiệm vụ đủ 6 Rõ, có người chủ trì
- Phân hệ phụ trách
- Sổ nhiệm vụ
- Đầu mối chủ trì
- Phòng HCNS
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Phiếu giao việc
4Tác nghiệp hằng ngày của đội
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Đội đăng ký ca và cập nhật số liệu; Ban ĐH phê duyệt
- Phân hệ phụ trách
- Nhật ký tác nghiệp ca
- Đầu mối chủ trì
- Đội trưởng, tổ trưởng ca
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Nhật ký ca đã duyệt
5Báo cáo kết quả
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Báo cáo theo từng nhiệm vụ mỗi tuần; lãnh đạo chấm điểm
- Phân hệ phụ trách
- Báo cáo kết quả
- Đầu mối chủ trì
- Trưởng đơn vị
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Báo cáo tuần có điểm A–D
6Phê duyệt, đánh giá
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Cấp có thẩm quyền ký xác nhận mới đóng nhiệm vụ và ghi nhận thành tích
- Phân hệ phụ trách
- Chờ phê duyệt
- Đầu mối chủ trì
- Lãnh đạo
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Quyết định phê duyệt
7Phân quyền, bảo mật
- Yêu cầu quản lý trọng tâm
- Mỗi người một tài khoản, chỉ sửa đúng phần được giao; mọi thay đổi có nhật ký
- Phân hệ phụ trách
- Tài khoản
- Đầu mối chủ trì
- Admin HCNS
- Kết quả đầu ra bắt buộc
- Danh sách tài khoản; Nhật ký thao tác
II. Nguyên tắc giao việc 6 Rõ
Các mục này là trường bắt buộc của form giao việc.
1Rõ việc
- Nội dung quy định
- Nội dung cụ thể, có địa bàn
- Yêu cầu thực thi
- Ghi việc gì, ở tuyến, địa điểm nào, khối lượng bao nhiêu
Chưa chuẩn:Làm vệ sinh khu vựcChuẩn:Thu gom 40 tấn rác tuyến Lê Duẩn, có ảnh trước/sau
2Rõ người
- Nội dung quy định
- Một người chủ trì chịu trách nhiệm chính
- Yêu cầu thực thi
- Chọn một người phụ trách thuộc đơn vị chủ trì; đơn vị khác là phối hợp
Chưa chuẩn:Đội MT và các phòng liên quanChuẩn:Anh Lê Văn Hùng (MT2) chủ trì; MT1 phối hợp
3Rõ quyền
- Nội dung quy định
- Ai duyệt kết quả, được cấp nguồn lực gì
- Yêu cầu thực thi
- Ghi người duyệt cuối; xe, nhân lực, kinh phí được dùng
Chưa chuẩn:Xong thì báo lãnh đạoChuẩn:PGĐ Trần Minh duyệt; cấp 2 xe ép rác, 20 công nhân
4Rõ thời gian
- Nội dung quy định
- Hạn cơ quan khác hạn nội bộ; có mốc kiểm tra
- Yêu cầu thực thi
- Ghi ngày bắt đầu, hạn nội bộ, mốc kiểm tra trung gian
Chưa chuẩn:Làm sớm, càng nhanh càng tốtChuẩn:Bắt đầu 28/10, kiểm tra 31/10, xong trước 03/11
5Rõ kết quả
- Nội dung quy định
- Sản phẩm đầu ra và tiêu chí nghiệm thu
- Yêu cầu thực thi
- Ghi sản phẩm, tiêu chí, minh chứng tối thiểu phải nộp
Chưa chuẩn:Xong việcChuẩn:Tuyến sạch, không còn điểm tồn; tối thiểu 4 ảnh trước/sau
6Rõ trách nhiệm báo cáo Công ty bổ sung
- Nội dung quy định
- Báo cáo theo chế độ của mức ưu tiên
- Yêu cầu thực thi
- Cập nhật trước giao ban; việc P1 báo ngay cho Giám đốc
Chưa chuẩn:Khi nào xong thì báoChuẩn:Cập nhật khối lượng mỗi ngày trước 16:00
III. Quy ước sử dụng
5Năm quy ước dùng sổ
- Ô nền xám là số hệ thống tự tính (tiến độ, cờ hạn, tỷ lệ, xếp loại, tổng). Không ai sửa được.
- Mã tự cấp, không trùng: VBD-2026-…, NV-2026-…, SC-2026-…, HD-2026-….
- Ngày ghi dd/mm/yyyy, giờ Việt Nam. Tuần tính từ thứ Hai đến Chủ nhật.
- Cập nhật minh chứng và vướng mắc trước giờ giao ban. Ảnh chụp trong app tự in ngày giờ.
- Không xóa bản ghi. Chỉ hủy kèm lý do; mọi thêm, sửa, hủy vào nhật ký thao tác.